Alle Mitarbeitenden übernehmen Kommunikationsfunktionen

22. September 2020
3/2020
Die digitale Transformation verändert die interne Kommunikation rasant und stellt sie vor Herausforderungen. Am Forschungs- und Arbeitsbereich «Organisationskommunikation und Management» am  IAM Institut für Angewandte Medienwissenschaft haben Katharina Krämer, Nicole Rosenberger und Markus Niederhäuser die Ergebnisse einer qualitativen Studie zur internen Kommunikation von mittelgrossen Unternehmen in der Schweiz in einem Working Paper veröffentlicht. Der Fokus der Forschenden des Departements Angewandte Linguistik lag dabei auf den drei Funktionen der internen Kommunikation: der Information, der Kommunikation und der Kollaboration – sowie auf dem damit verbundenen Einsatz des Intranets.
Die Erkenntnisse aus Theorie und Befragung wurden zu 15 Handlungsempfehlungen in den vier Dimensionen Strategie, Organisation, Kultur und Technologie kondensiert. Dabei zeigte sich, dass der Spielraum des internen Kommunikationsmanagements gross ist, die digitale Transformation im Zusammenspiel mit der Unternehmensführung voranzutreiben. Die wichtigsten Handlungsempfehlungen zusammengefasst:

Strategie: Einen nutzerorientierten Kanal-Mix etablieren

Die interne Kommunikation muss sich strategisch in die Entwicklung und Kommunikation des digitalen Arbeitsplatzes einbringen und eine einfache, das heisst nutzerorientierte Kanal-Strategie erarbeiten. Dafür sind zuerst die kommunikativen Bedürfnisse der Mitarbeitenden systematisch zu erfassen und in die weiteren Entwicklungsprozesse einzubringen. Das Intranet sollte als dynamische Interaktionsplattform etabliert werden, in der Informations-, Kommunikations- und Kollaborationstools integriert sind. Bei den Mitarbeitenden sollte Akzeptanz für den digitalen Arbeitsplatz und die digitale Transformation geschaffen und Orientierungssicherheit im Wandel gegeben werden.

Organisation: Von der Funktion zum Netzwerk

Die interne Kommunikation muss sich organisatorisch von einer Funktion in der Kommunikationsabteilung heraus zu einem «Netzwerk» innerhalb der Organisation weiterentwickeln. Denn: Das Social Intranet, der digital Workplace und Kollaborationstools verschieben die traditionelle «one-to-many-» auch intern zu einer «many-to-many»-Kommunikation. Damit übernimmt jede/r Mitarbeitende Kommunikations-Funktionen.

Kultur: Mitarbeitende befähigen

Kulturell bedeutet diese «Netzwerkaufgabe» einen Wandel der internen Kommunikation von Information und Kommunikation zu Wissensaustausch und Dialog. Für diesen Wandel müssen Mitarbeitende befähigt werden. Eine Kultur des Dialogs zu etablieren, gelingt vor allem dann, wenn die Führungskräfte zu kommunikativen Vorbildern gemacht werden.  

Technologie: Akzeptanz bei den Mitarbeitenden schaffen

Mittels elaborierter Analyse-Technologien kann die interne Kommunikation ihre Kanäle und Angebote bedarfsgerecht weiterentwickeln. Nicht zuletzt gilt es, die Akzeptanz neuer Technologien bei den Mitarbeitenden über transparente Kommunikation sicherzustellen.